حذف «اوراق بهادار» (تغییر شکلی) تنظیم سند در دفا‌تر اسناد رسمی-یوسف خمسه
در راستای تحقق اهداف قانون برنامه پنج ساله پنجم توسعه مبنی بر توسعه سامانه یکپارچه ثبت اسناد رسمی و ثبت الکترونیک اسناد و پس از دستورالعمل سازمان ثبت اسناد و املاک در حذف اوراق بهادار از ابتدای سال جدید دفا‌تر اسناد رسمی مکلف به تنظیم و ثبت اسناد مراجعان بر روی اوراق جدید هستند و بدیهی است اسنادی که از ابتدای سال 92 روی اوراق بهادار (همان اوراقی که مردم آنرا در دو قطع نیم برگی و یک‌برگی بنام بنچاق می‌شناسند و سمت راست بالای آن بهای اوراق مذکور داخل کادر مستطیلی قید می‌شد) تنظیم و ثبت شود فاقد وجاهت قانونی است. تحول اخیر در تنظیم سند رسمی تکمیل کننده گام‌های قبلی سازمان ثبت اسناد و املاک در حوزه ثبت الکترونیک است و در سالی که گذشت با حذف صدور دفترچه سند مالکیت املاک و آپارتمان‌ها (سند منگوله دار) و صدور اسناد مالکیت جدید (سند تکبرگی) از سوی ادارات ثبت اسناد و املاک - برای معاملات جدید اشخاص در دفا‌تر اسناد رسمی – ظهور پر رنگ تری یافت. در جهت اطلاع رسانی از آخرین تغییرات تنظیم سند در دفا‌تر اسناد رسمی مطالب زیر در خصوص آشنایی با اوراق جدید تنظیم سند مفید خواهد بود.
الف– اوراق جدید با رعایت مسائل امنیتی پیش بینی شده در حوزه فضای مجازی ومنحصرا «توسط مسئولان دفا‌تر اسناد رسمی – و فقط در قطع A4 – قابل دسترسی و چاپ است و کما فی السابق سازمان ثبت اسناد و املاک بر حسن انجام مسئولیت‌ها و وظایف دفا‌تر اسناد رسمی در خصوص رعایت مقررات تنظیم سند و حفظ و نگهداری اوراق جدید نظارت می‌نماید.
ب- اوراق جدید دارای مشخصه‌های امنیتی اعم از بارکد و شناسه یکتا و رمز تصدیق بوده که امکان پیگیری و بازیابی اطلاعات کامل سند تنظیمی را مطابق مقررات میسر می‌سازد و از این حیث امکان سوء استفاده از اوراق مذکور را به حداقل می‌رساند.
ج- در انتهای اوراق جدید محلی برای درج هزینه هایی که دفا‌تر اسناد رسمی مطابق مقررات از مراجعان دریافت می‌کنند منظور گردیده است. این هزینه‌ها به تفکیک عبارت از حق الثبت (مخصوص دولت) و حق التحریر (مخصوص دفا‌تر اسناد رسمی) و سایر هزینه‌ها اعم از مالیات نقل و انتقال خودرو ارزش افزوده – 6 درصد در سال جاری – (همگی مخصوص دولت) است و به نوعی رسید ضمن سند مراجعان در قبال هزینه‌های اخذ شده محسوب می‌گردد.
د- نظر به ویژگی ممتاز وقانونی اسناد (خودرو و ملک و غیره) تنظیمی در دفا‌تر اسناد رسمی هر گونه جعل در اسناد رسمی توسط اشخاص و کارمندان مسئول و نیز سایر اشخاص مستوجب مجازات مقرر در فصل پنجم از کتاب پنجم قانون مجازات اسلامی (تعزیرات و مجازات بازدارنده) نظیر مجازات‌های اداری و جبران خسارات وارده و جزای نقدی و همچنین حبس به تناسب امر است. که کلیت موضوع فوق در یکی دیگر از سطرهای انتهایی اوراق جدید دفا‌تر اسناد رسمی تذکر داده شده است.
و- در سطر دیگری از اوراق جدید تنظیم سند آمده است:«این سند با امضای دفتریار و سردفترو مهر برجسته دفترخانه اعتبار دارد».
به نظر اینجانب با وجود آنکه مقررات شکلی تنظیم سند قبلا نیز به موارد فوق حکم می‌کرد ولی با تصریح در اوراق جدید برای اولین بار و به طور رسمی به رویه خلاف مقررات دهه‌های گذشته - که به موجب آن نسخه مشتری اسناد تنظیمی دفا‌تر که فاقد امضای دفتریار (به عنوان نماینده سازمان ثبت در دفترخانه و معاون دفتر) بود حتی از سوی مراجع ثبتی و دفا‌تر اسناد رسمی مورد قبول واقع و به آن‌ها استناد می‌شد – پایان داد. لذا فقط با وجود هر سه مولفه فوق سند تنظیمی دفا‌تر اسناد رسمی از لحاظ شکلی معتبر خواهد بود و نباید به اسناد فاقد امضای دفتریاران که مطابق مقررات دارای مسئولیت‌های مستقل ومشترک با سردفتران هستند نیز (همچون اسناد فاقد امضا سردفتر یا فاقد مهر برجسته) ترتیب اثر داده شود. لازم است آسیب‌شناسی و نقد و بررسی تحولات حوزه ثبت سند در دستور کار کار‌شناسان و متخصصان حقوقی و ثبتی قرار گیرد.
*کار‌شناس علوم ثبتی
رضایی